Barion Pixel
Halaman beranda / Pusat Pembelajaran / Menggunakan Arsip Dokumen Pusat
Menggunakan Arsip Dokumen Pusat
Arsip Dokumen Pusat adalah sistem pengelolaan dokumen cerdas yang memungkinkan Anda mengumpulkan semua dokumen hukum Anda dengan aman di satu tempat. Fitur pencarian canggihnya memungkinkan Anda menemukan dokumen apa pun dalam hitungan detik. Anda dapat mengaksesnya melalui menu “My Contracts” — nama yang mudah dipahami untuk antarmuka arsip. Kontrak dilacak berdasarkan status, memungkinkan Anda melihat siapa yang belum menandatangani, di mana proses terhenti, siapa yang telah membuka atau membaca dokumen, sambil mengotomatiskan sebagian besar proses untuk Anda.
langkah

Di menu Pengelola Kontrak, pilih "Kontrak Saya" untuk membuka antarmuka Arsip Pusat.

langkah

Antarmuka Manajer Kontrak secara otomatis mengelompokkan dokumen ke dalam empat bagian dinamis, memudahkan pelacakan status setiap kasus. Setiap bagian diberi kode warna untuk membedakan secara visual.

langkah

Draf:
Di sini Anda akan menemukan kontrak yang belum selesai yang telah Anda mulai tetapi belum selesai diisi. Jika tidak ada draf, bagian ini akan menghilang untuk menjaga ruang kerja Anda tetap rapi.

langkah

Pending Acceptance:
Bagian ini berisi dokumen yang telah Anda terima dari orang lain tetapi belum Anda terima. Bagian ini hanya akan muncul jika ada item di dalamnya.

langkah

Kontrak yang Belum Ditandatangani:
Bagian ini menampilkan semua dokumen yang masih menunggu tanda tangan, sehingga Anda dapat langsung melihat dokumen mana yang masih memerlukan tindakan dari Anda atau mitra Anda.

langkah

Kontrak yang Telah Ditandatangani:
Bagian ini menyimpan perjanjian yang telah disepakati dan ditandatangani oleh semua pihak.

langkah

Fungsi pelacakan email menampilkan secara real-time status pengiriman pemberitahuan kontrak yang Anda kirim, apakah telah ditolak, terkirim, atau dibuka oleh penerima. Hal ini memungkinkan Anda untuk segera mengidentifikasi masalah pengiriman atau memastikan kapan mitra Anda telah melihat kontrak tersebut, sehingga Anda dapat mengelola komunikasi dengan lebih efektif.

langkah

Dokumen yang memiliki ikon komentar menandakan adanya catatan umpan balik. Mengklik ikon tersebut akan langsung membuka komentar terkait untuk kontrak tersebut.

langkah

Anda dapat menetapkan status kustom internal Anda sendiri untuk kontrak dan menyaring hasil pencarian berdasarkan status tersebut. Hal ini memungkinkan Anda untuk melacak dan mengelola alur kerja internal dengan tepat.

langkah

Pada tampilan daftar, mengklik kanan kontrak akan membuka menu konteks di mana Anda dapat dengan cepat mengakses tindakan penting (lihat, salin, edit, atau hapus) — memungkinkan Anda melakukan tugas umum tanpa perlu membuka dokumen itu sendiri.

langkah

Kotak pencarian teks bebas yang cepat memungkinkan Anda mengetikkan kata kunci atau frasa apa pun, dan sistem secara instan menampilkan hasil yang sesuai dari judul, konten, atau data mitra. Membuka pencarian detail memperluas opsi penyaringan dan tampilan Anda — Anda dapat menyempurnakan hasil berdasarkan templat, status, rentang tanggal, label internal, atau akun terhubung.

langkah

Menu cepat yang mengambang di pojok kanan bawah memungkinkan Anda memulai kontrak baru dengan satu klik. Ini memberikan akses instan ke templat dan memungkinkan Anda memulai pembuatan dokumen tanpa perlu menavigasi melalui menu tarik-turun.